Reprezent
Работа над структурой и текстами презентации
Рекомендации и примеры от Антона Росенко
Перед составлением презентации
стоит задать себе три вопроса
Ответы на эти вопросы будут нашим внутренним техническим заданием. Они будут помогать нам понять, в верном ли направлении мы двигаемся.
  • 1
    Кому?
    Что люди уже знают по этой тематике?
    Что им интересно узнать еще?
    Насколько серьезными мы должны быть?
  • 2
    Зачем?
    Какую проблему аудитории мы хотим решить этой презентацией/выступлением?
  • 3
    Как?
    Как будет происходить презентация? Какие существуют технические ограничения?
Вопрос 1. Кому?
Знание целевой аудитории помогаем нам понять:
1. Что аудитория уже знает.
2. Что стоит рассказать нового и полезного для аудитории.
3. Насколько серьезными мы должны быть.
Серьезность
Фановость
Презентации в B2B и государственном сегменте в большинстве будут серьезными
Хорошо зная аудиторию, можно и пошутить.
Вопрос 2. Зачем?
Презентация имеет право на жизнь, если она помогает аудитории и решает определенную проблему.
Focusing your presentation on a serious problem that your audience has is essential—this is the way that you get their attention. Unless you are solving a problem for your audience, why should they listen to you? You're just another waste of time for them.

If you follow just this one idea—of focusing your presentation on solving a problem that your audience has—then you will see a substantive improvement in the success of your presentations.

The reason that drawing your audience's attention to a threatening problem works, in part, is that fear is a reliable motivator when the issue is a serious one and you are offering a helpful solution.

[...] The goal here is, instead of having them say, "Oh great, here comes Katya with another boring update," you want them to think, "Every time this person presents to us, we learn something useful.
Цитата из книги ADVANCED PRESENTATIONS BY DESIGN, Andrew V. Abela, Ph.D.
Вопрос 3. Как?
Как будет проходить презентация?
Презентации можно поделить на два типа: со спикером и без него.
Дизайн таких презентаций будет сильно отличаться, потому что презентации используются по-разному. И выполняют две разных задачи: одна должна дополнить речь спикера, а вторая самостоятельно доносить информацию без посторонней помощи.
Правила для e-mail презентаций
16:9
Для e-mail презентаций используем соотношение сторон 16:9. Так наша презентация будет использовать максимум площади экрана монитора или телефона.
PDF формат
Клиенту не стоит высылать презентацию в формате .pptx, используйте только pdf. Иначе все может поплыть и отображаться некорректно.
Следите за весом презентации
Старайтесь не превышать лимит в 10 Мб, идеально — меньше 5 Мб. Тогда презентация точно сможет попасть к вашему клиенту.
15 слайдов
Старайтесь делать мало слайдов и не перегружать их информацией. 15 слайдов — это условный максимум. И помните, что лучше 15 визуально легких слайдов, чем 7 тяжелых.
Несколько версий
Держите под рукой несколько презентаций для разных аудиторий. Одна презентация клиенту, вторая — партнеру, третья — инвесторам. Так у вас не будет свалки лишней информации в презентации.
Небольшой текст
Для e-mail презентации размер текста в 12−18 пунктов читабелен и комфортен.
Каждый день мы читаем сайты с таким размером шрифта. Если текста много — возьмите 12−14 пт, если мало — 16−18 пт.
Правила презентаций для выступления
16:9 или 4:3
Для выступлений исходим из соотношения сторон проектора и полотна, на которое он проецирует изображение.
Старые проекторы используют более старый формат 4:3, более современные проекторы и плазмы — 16:9
PPTX формат
Лучший формат для выступлений, работает с кликером, позволяет вопроизводить анимацию и видео.
Минимум текста
Если то, что вы собираетесь рассказать, уже написано на слайде, люди прочитают и им будет неинтересно слушать вас. Не спойлерите свое выступление, лучше замените полотно текста на емкую фразу, а остальное расскажите сами
Количество слайдов
Зависит напрямую от длительности выступления: их может быть 200, а может быть всего 3. Слайды должны дополнять вашу речь. Если вам нужно всего два слайда для визуализации ключевых моментов вашей речи — это нормально. Нужно 30 или 300? Это тоже нормально.
Размер текста
Быстрый способ: возьмите средний возраст аудитории, это и будет ваш минимальный размер текста.
Более долгий способ: у вас есть слайды, где много текста — цитаты, ключевые определения, список ваших услуг или преимуществ. И вы хотите, чтобы на слайдах был весь текст, а делить текст на несколько слайдов нельзя. Тогда берем слайд с наибольшим количеством текста и задаем максимально большой кегль. Чтобы и текст читался, и все влезало. Только следите, чтобы не перегрузить ваш дизайн.
Проверить все
Перед выступлением проверьте работу кликера, корректно ли проектор показывает презентацию, есть ли звук, работает ли видео и не поплыли ли шрифты. Держите запасную копию презентации на флешке. Проверив все заранее, вы будете чувствовать себя увереннее и обойдете возможные технические неполадки.
Формируем структуру
После формирования внутреннего ТЗ можно переходить к созданию структуры презентации. В случае презентаций с большим объемом информации удобно использовать ментальные карты. Например, XMind Zen.
Делать одну универсальную структуру на 50 слайдов для всех аудиторий — это не гуд. Мы ведь ответили себе на вопросы, кому мы делаем презентацию, что им интересно узнать, и создать структуру стоит четко под нашу целевую.

Допустим, у нас есть задача сделать презентацию о мероприятии.
Цели у нас две: найти инвестора и найти волонтеров.
Это разные целевые, ответы на вопрос «Кому?» и «Зачем?» соответственно отличаются.
Далее убираем лишнее,
делим по слайдам
Начать можно одним из 4 способов:
Start with...
Why
Как в этом выступлении, начать с того, что является вашей глубинной мотивацией и миссией.
Problem
Связка проблема/решение — рабочая лошадка во многих презентациях.
Conclusion
Начинаем с основного вывода презентации. Карты на стол. Подходит для занятой аудитории, например, для совета директоров.
Shift
Показываем, какое глобальное изменение делает проект актуальным именно сейчас.
Основную часть презентации формируем по принципу
одна идея — один слайд:
Пример, где мы воспользовались принципом «одна идея на одном слайде» и разделили слайд о компании на 4. Это позволило сделать дизайн интереснее.
Завершаем презентацию слайдом, который
подсуммирует все и мотивирует аудиторию
Примеры финальных слайдов из наших работ:
Суммируя
Составляя структуру, не забывайте сначала задать себе вопросы «Кому, зачем и как?».
Ваша презентация не пройдет впустую, если вы с помощью ответов на эти вопросы сформируете такую структуру и наполните ее той информацией, что будет нужна и ценна для аудитории.

А если есть сложность с созданием структуры, всегда есть мы, которые готовы и рады помочь.
Рекомендуемые статьи
Получать новые статьи прямо на e-mail
Мы работаем над новыми полезными статьями. Чтобы получать обновления нашего блога, оставьте, пожалуйста, свой e-mail.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение Reprezent.
Подписаться на Reprezent: