Підготовка і проведення презентацій: нюанси, які відрізняють хороший виступ на івент від посереднього

Рідко який бізнес-захід обходиться без так званої формальної частини, коли всі «при краватці». Організувати важливий захід своїми силами зараз мало хто наважується, в основному в корпоративній сфері організацію заходів віддають професійним івент-агенціям. Оскільки ставки високі, все повинно бути ідеально: і розважальна частина, і формальна.

Формальна сторона заходів часто включає в себе виступ одного з керівників компанії з промовою, метою якої є мотивувати:
— внутрішнього клієнта, співробітників компанії;
— зовнішнього клієнта, тобто запрошених партнерів і потенційних клієнтів.
І мало які виступи проходять без презентацій.

Сценарій проведення презентації може включати виступи лідера про історію та плани компанії, презентація про основний продукт або послугу компанії, або ж інші формати.

Ми зібрали свій досвід підготовки презентацій до таких заходів і сподіваємося, що наші рекомендації допоможуть підвищити якість ваших заходів.

На етапі підготовки виступів організаторам заходу ми б радили фокусуватися на трьох факторах:

Кожна складова має свої нюанси. Почнемо з приміщення.

Порада 1. Розміщуйте інформацію на слайді виходячи з того, як слайд бачитимуть люди, які сидять на останніх рядах.

Приміщення в ідеалі повинно бути спроектовано саме під виступи.

Наприклад, в Fedoriv Hub або в Unit City приміщення вже мають стаціонарну акустику, вони затемнені і оснащені проекторами по периметру:

Але навіть в такому спеціально підготовленому приміщенні можуть бути нюанси — будьте готові до того, що нижню частину слайда не буде видно через передніх рядів глядачів:

У Fedoriv Hub і Unit.City є проектори по периметру, так що люди можуть подивитися на стіну і там побачити слайд повністю. Але так щастить не завжди. При виборі локації краще подивитися фото з минулих подій, щоб зрозуміти, чи не закривається частина екрану, і враховувати це в дизайні презентацій.

Якщо ж ви вперше ставите екран на цій локації, на генеральній репетиції спробуйте подивитися з різних глядацьких місць, наскільки добре все видно.

Порада 2. Якщо презентація показується на проекторі, то для тексту і фону використовуйте контрастні кольори.

Іншим негативним нюансом приміщення може бути те, що воно дуже світле. Якщо ви вибираєте дуже світле приміщення, і презентації будуть проходити у денний час з яскравим сонцем, шансів побачити щось на проекційному екрані дуже мало.

Які є варіанти в даній ситуації?
— Шукати більш темне приміщення. Ідеальний випадок — кінозал, де люди сидять в повністю темному приміщенні.
— За допомогою штор/жалюзі затемнювати приміщення.
— Робити текст і ілюстрації в презентації максимально контрастними з фоном слайдів. Самий стандартний варіант — білий фон і чорний текст — тут спрацює найкраще.

Порада 3. Подбайте про те, щоб усім в приміщенні було добре чути спікера.

У приміщенні типу ангара, як МВЦ Лівобережний, відлуння від металевого даху і конструкцій може перетворити виступ найкращого оратора в нерозбірливу кашу. Ще гірша ситуація з демонстрацією відео зі звуком, наприклад, інтерв'ю з відгуками людей, знятих на вулиці. Там шансів почути щось стає ще менше. Ситуацію можна частково вирішити частотною корекцією звуку і правильним розташуванням акустики, щоб прямий звук з динаміків був голосніше, ніж віддзеркалення від стін і стелі.

Хороший технічний підрядник зможе допомогти з такими нюансами. Але бажано заздалегідь дати максимум інформації технічним підрядникам, щоб вони підібрали конфігурацію звукового обладнання під вашу локацію.

До речі про обладнання і поговоримо далі.

Налаштуйте екран доповідача для спікерів

З екраном доповідача спікер може бачити, який слайд буде далі і які ключові тези він планував озвучити на майбутньому слайді. Це дуже допомагає орієнтуватися в ході виступу і робити плавні переходи зі слайда на слайд:

У ситуаціях, коли екран доповідача не використовується, спікери іноді «хитрують» і текст, який не встигли вивчити, просто вставляють на слайди. А потім читають текст зі слайдів під час виступу. Але всі ми відчували, як нудно й сумно на виступі, де спікер просто читає зі слайда. Тому краще текст виступу вставляти в замітки до слайдів, виводити його за допомогою режиму доповідача на прихований для аудиторії екран перед спікером, а на слайдах залишати мінімум тексту.

Випадок з життя: на одному дводенному заході, куди ми готували презентації, було близько 20 спікерів з короткими доповідями. Стиль виступу у всіх спікерів різний, багато кому потрібен був екран доповідача, на якому був би показаний наступний слайд і замітки спікера.

І уявіть наше здивування, коли вранці на генеральному прогоні за 2 години до початку заходу ми бачимо, що екран на сцені є, але на ньому просто дублюється те саме, що і на величезному екрані для глядачів.

Хлопцям з технічного забезпечення довелося терміново їхати через ранкові затори до себе на склад за відео-серверами, які змогли б вивести на екран доповідача саме те, що на ньому має бути — наступний слайд і замітки спікера.

Підключали все вже на вступному слові модератора заходу, що було м'яко кажучи стресово для всієї команди організаторів. Крім того, довелося на всякий випадок попередити спікера, що можемо не встигнути зробити екран доповідача і що йому доведеться виступати з картками, на яких будуть найважливіші тези послайдово.

Добре, що все закінчилося добре: встигли підключити і у першого спікера все ж був екран доповідача і йому не довелося виступати з імпровізованими картками.

Інший випадок: знову велика конференція з декількома спікерами і великим залом на кілька сотень людей.

Все йшло за планом, спікери на сцені прорепетирували, екран доповідача на місці та працює, рухаємося по таймінгу і все в готовності до початку заходу.

І тут на виступі першого спікера розуміємо, що клікер працює через раз і слайди не завжди перемикаються. Так як ми знаємо промову спікера і робили для нього слайди, розуміємо, що мова спікера не збігається зі слайдами.

Для техніків, чий клікер був на сцені, все виглядало окей, тому що вони не могли знати, в який момент будь слайд повинен бути на екрані.

На випадок позаштатних ситуацій ми були в пультовій кімнаті поруч з техніками і підстрахували спікера, перемикаючи слайди замість нього.

Найцікавіше, що ми заздалегідь перевіряли клікер і він добре діставав зі сцени, слайди переключалися чітко. Але, коли прийшли глядачі, у багатьох з яких був включений Bluetooth на телефонах, сигнал просто перестав стабільно пробиватися від клікера до приймача в комп'ютері.

Але розслабитися і послухати наступний виступ спокійно не вийшло: наступний спікер замість кнопки «вперед» натискав «назад», до попереднього слайду.

Сталося так через те, що клікер був не зовсім звичним:

В гарячці конференції спікеру просто вручили клікер в напівтемряві за лаштунками і він не встиг розглянути, що намальовано на кнопках.

Бачачи, що відбувається щось дивне, ми кілька разів намагаємося перемикати слайди замість спікера, але він зі сцени клікає назад, а ми — вперед. Відбувається хаос, і ми вирішуємо висмикнути приймач клікера з комп'ютера. Тепер коли спікер натискає на клікер, ми вручну перемикаємо на наступний слайд.

Таких історій вагон і маленький візок, особливо, коли не вистачає комунікації між усіма, хто бере участь в організації і коли завдання нові і для їх рішень не вистачає минулого досвіду.

Але ні комунікація між усіма членами технічної команди, ні класне приміщення, ні найкрутіше обладнання не зроблять магії без добре підготовлених спікерів.

Добре підготовлені спікери — найважливіший компонент виступу!

Часто в метушні підготовки великого заходу можна випустити з-під контролю підготовку спікерів. Здавалося б, вони ж самі зацікавлені виступити добре. Нехай самі і готуються, вірно? Але виступаючі — майже завжди люди з великою завантаженістю. Крім виступу у них ще ряд завдань по роботі, і не завжди вдається приділити достатньо уваги репетицій. Та й під час репетицій складно оцінити себе з боку і побачити моменти, які вимагають поліпшення.

А ось якщо організувати хоча б 3-5 репетицій до виступу, виступ вийде набагато цікавіше для глядача, так і спікер буде бульш впевнений.

Наприклад, коли ми беремо участь в конференції TEDxKyiv, команда підготовки спікерів починає репетирувати зі спікерами за кілька місяців до заходу. Дуже багато уваги приділяється тому, щоб за 18 хвилин на сцені спікер зміг донести до аудиторії свою унікальну ідею.

Вам теж потрібно організувати процес підготовки спікерів. Ну це якщо ви хочете по-справжньому крутий івент ;)