Подготовка и проведение презентаций: нюансы, которые отличают хорошее выступление на ивенте от посредственного

Редко какое бизнес-мероприятие обходится без так называемой формальной части, когда все «при галстуке». Организовать важное мероприятие своими силами сейчас мало кто решается, в основном в корпоративной сфере организацию мероприятий отдают профессиональным ивент-агенциям. Так как ставки высоки, все должно быть идеально: и развлекательная часть, и формальная.

Формальная сторона мероприятий зачастую включает в себя выступление одного из руководителей компании с речью, целью которой является замотивировать:
— внутреннего клиента, сотрудников компании,
— внешнего клиента, то есть приглашенных партнеров и потенциальных клиентов.
И мало какие выступления проходят без презентаций.

Сценарий проведения презентации может включать выступления лидера об истории и планах компании, презентация об основном продукте или услуге компании, либо же иные форматы.

Мы собрали свой опыт подготовки презентаций к таким мероприятиям и надеемся, что наши рекомендации помогут повысить качество ваших мероприятий.

На этапе подготовки выступлений организаторам мероприятия мы бы советовали фокусироваться на трех факторах:

Каждая составляющая имеет свои нюансы.
Начнем с помещения.

Совет 1. Размещайте информацию на слайде исходя из того, как слайд будут видеть люди, сидящие на последних рядах.

Помещение в идеале должно быть спроектировано именно под выступления.

Например, в Fedoriv Hub или в Unit City помещения уже имеют стационарную акустику, они затемнены и оснащены проекторами по периметру:

Но даже в таком специально подготовленном помещении могут быть нюансы — будьте готовы к тому, что нижнюю часть слайда не будет видно из-за передних рядов зрителей:

В Fedoriv Hub и Unit.City есть проекторы по периметру, так что люди могут посмотреть на стенку и там увидеть слайд полностью. Но так везет не всегда. При выборе локации лучше посмотреть фото с прошлых событий, чтобы понять, не закрывается ли часть экрана, и учитывать это в дизайне презентаций.
Если же вы впервые ставите экран на этой локации, на генеральной репетиции попробуйте посмотреть с разных зрительских мест, насколько хорошо все видно.

Совет 2. Если презентация показывается на проекторе, то для текста и фона используйте контрастные цвета.

Другим отрицательным нюансом помещения может быть то, что оно очень светлое. Если вы выбираете очень светлое помещение, и презентации будут проходить в дневное время с ярким солнцем, шансов увидеть что-то на проекционном экране очень мало.

Какие есть варианты в данной ситуации?
— Искать более темное помещение. Идеальный случай — кинозал, где люди сидять в полностью темном помещении.
— С помощью штор/жалюзи затемнять помещение.
— Делать текст и иллюстрации в презентации максимально контрастными и с фоном. Самый стандартный вариант — белый фон и черный текст — тут сработает лучше всего.

Совет 3. Позаботьтесь о том, чтобы всем в помещении было хорошо слышно спикера.

В помещении типа ангара, как МВЦ Левобережный, эхо от металлической крыши и конструкций может превратить речь самого лучшего оратора в неразборчивую кашу. Еще хуже ситуация с демонстрацией видео со звуком, например, интервью с отзывами людей, снятых на улице. Там шансов услышать что-то становится еще меньше. Ситуацию можно частично решить частотной коррекцией звука и правильным расположением акустики, чтобы прямой звук из динамиков был громче, чем отражения от стен и потолка.

Хороший технический подрядчик сможет помочь с такими нюансами. Но желательно заранее дать максимум вводных техническим подрядчикам, чтобы они подобрали конфигурацию звукового оборудования под вашу локацию.

Кстати об оборудовании и поговорим далее.

Настройте экран докладчика для спикеров

С экраном докладчика спикер может видеть, какой слайд будет дальше и какие ключевые тезисы он планировал озвучить на будущем слайде. Это здорово помогает ориентироваться в ходе выступления и делать плавные переходы со слайда на слайд:

В ситуациях, когда экран докладчика не используется, спикеры иногда «хитрят» и текст, который не успели выучить, просто вставляют на слайды. А потом читают текст со слайдов во время выступления. Но все мы чувствовали, как скучно и уныло на выступлении, где спикер просто читает со слайда. Поэтому лучше текст выступления вставлять в заметки к слайдам, выводить его с помощью режима докладчика на скрытый для аудитории экран перед спикером, а на слайдах оставлять минимум текста.

Случай из жизни: на одном двухдневном мероприятии, куда мы готовили презентации, было порядка 20 спикеров с краткими докладами. Стиль выступления у всех спикеров разный, много кому нужен был экран докладчика, на котором был бы показан следующий слайд и заметки спикера.

И представьте наше удивление, когда утром на генеральном прогоне за 2 часа до начала мероприятия мы видим, что экран на сцене есть, но на нем просто дублируется то же, что и на огромном экране для зрителей.

Ребятам из технического обеспечения пришлось срочно ехать через утренние пробки к себе на склад за видео-серверами, которые смогли бы вывести на экран докладчика именно то, что на нем должно быть — следующий слайд и заметки спикера.

Подключали все уже на вводном слове модератора мероприятия, что было мягко говоря стрессово для всей команды организаторов. Кроме того, пришлось на всякий случай предупредить спикера, что можем не успеть сделать экран докладчика и что ему придется выступать с карточками, на которых будут самые важные тезисы послайдово.

Хорошо, что все закончилось хорошо: успели подключить и у первого спикера все же был экран докладчика и ему не пришлось выступать с импровизированными карточками.

Другой случай: снова большая конференция с несколькими спикерами и большим залом на несколько сотен человек.

Все шло по плану, спикеры по сцене прорепетировали, экран докладчика на месте и работает, движемся по таймингу и все в готовности к началу мероприятия.

И тут на выступление первого спикера понимаем, что кликер работает через раз и слайды не всегда переключаются. Так как мы знаем речь спикера и делали для него слайды, понимаем, что речь спикера не совпадает со слайдами.

Для техников, чей кликер был на сцене, все выглядело окей, т.к. они не могли знать, в какой момент какой слайд должен быть на экране.

На случай внештатных ситуаций мы были в пультовой рядом с техниками и подстраховали спикера, переключая слайды вместо него.

Самое интересное, что мы заранее проверяли кликер и он хорошо доставал со сцены, слайды переключались четко. Но, когда пришли зрители, у многих из которых был включен Bluetooth на телефонах, сигнал просто перестал стабильно пробиваться от кликера к приемнику в компьютере.

Но расслабиться и послушать следующее выступление спокойно не получилось: следующий спикер вместо кнопки «вперед» нажимал «назад», к предыдущему слайду.

Произошло так из-за того, что кликер был не совсем привычным:

В горячке конференции спикеру просто вручили кликер в полумраке за кулисами и он не успел рассмотреть, что нарисовано на кнопках.

Видя, что происходит что-то странное, мы несколько раз пытаемся переключать слайды вместо спикера, но он со сцены кликает назад, а мы — вперед. Происходит хаос, и мы решаем выдернуть приемник кликера из компьютера. Теперь когда спикер нажимает на кликер, мы вручную переключаем на следующий слайд.

Таких историй вагон и маленькая тележка, особенно, когда не хватает коммуникации между всеми, кто участвует в организации и когда задачи новые и для их решений не хватает прошлого опыта.

Но ни коммуникация между всеми членами технической команды, ни классное помещение, ни самое крутое оборудование не сделают магии без хорошо подготовленных спикеров.

Хорошо подготовленные спикеры — самый важный компонент выступления!

Часто в суете подготовки большого мероприятия можно выпустить из-под контроля подготовку спикеров. Казалось бы, они же сами заинтересованы выступить хорошо. Пусть сами и готовятся, верно? Но выступающие — почти всегда люди с большой загруженностью. Кроме выступления у них еще ряд задач по работе, и не всегда удается уделить достаточно внимания репетициям. Да и во время репетиций сложно оценить себя со стороны и увидеть моменты, которые требуют улучшения.

А вот если организовать хотя бы 3–5 репетиций до выступления, речь получится гораздо интереснее для зрителя, да и спикер будет поуверенней.

Например, когда мы участвуем в конференции TEDxKyiv, команда подготовки спикеров начинает репетировать со спикерами за несколько месяцев до мероприятия. Очень много внимания уделяется тому, чтобы за 18 минут на сцене спикер смог донести до аудитории свою уникальную идею.

Вам тоже нужно организовать процесс подготовки спикеров. Ну это если вы хотите по-настоящему крутой ивент =)