Настя Стеценко про PowerPoint, виступи і що краще: онлайн чи офлайн

‍

Настя Стеценко

Настя працює у міжнародній IT компанії DataArt, де займається брендом роботодавця. За останні 3 роки більше 15 разів вона виступала на конференціях в Україні і країнах СНД, щоб поділитися проєктами, які вони з командою впроваджують на ринку HR. В DataArt Настя також поширює культуру публічних виступів і презентацій. Для цього навіть розробила курс, доступний усім співробітникам. Він допомагає підготуватися до доповіді з нуля і, у тому числі, навчитися працювати у PowerPoint.

‍

— Настя, ти була на наших курсах близько року назад. Розкажи, чому ти захотіла оволодіти PowerPoint?

— Мені потрібно було робити презентації і для виступів на конференціях, і всередині компанії. Ми з колегами працюємо віддалено у різних містах, тому раз у тиждень зідзвонюємось: розповідаємо свої новини, ідеї, проєкти за допомогою лише екрану і аудіо. Якщо робити це добре візуально – вийде втримувати увагу людей і доносити ідеї. А ще хотілося витрачати менше часу на підготовку презентацій, адже раніше я довго вирівнювала фігури або робила так, щоб не вилазив текст. Я відчувала, що мені потрібно піти і навчитися роботі у PowerPoint швидко і чітко.

‍

— Який у тебе був рівень до курсів?

— Середній або нижче середнього. Багато людей думають, що добре вміють користуватись PowerPoint, але думка змінюється, коли потрібно працювати з ним часто. Я відчувала, що у мене не виходить реалізувати свої ідеї, не знала, які інструменти використовувати, щоб зробити те, що хочу.

‍

— Що у тебе змінилось після курсів?

— З'явилась можливість встигати більше за той же період часу, оскільки розібралась з програмою. До того ж, я допомагала з PowerPoint більшій кількості людей у компанії, більшість не знали як банально налаштувати анімацію. Саме ці знання подарували мені можливість створити курс, всередині якого є уроки з презентацій, майже будь-який співробітник може його відкрити і подивитись: «ага, це гарячі клавіши; нарешті я знаю, як збільшити фігуру пропорційно і навіщо потрібні шари». Шари у PowerPoint перевернули мій світ – це настільки полегшило роботу!

Крім того, я перестала робити все спрощено і почала реалізувати свої ідеї. Тепер я, наприклад, знаю, що можу не використовувати вбудований SmartArt, а, завдяки умінням працювати з фігурами, можу намалювати свій SmartArt – рівний, красивий і такий, який потрібен саме мені.

‍

— Що тобі запам'яталось у курсах і процесі навчання більш за все?

— Мені запам'яталось дуже глибоке занурення. Навчання має чітку структуру і до кожного уроку є вправи. Лектор не просто розповідає, а я сиджу и слухаю, а у мене вже є чорнова навчальна презентація і я повторюю усі дії. А після у мене є домашнє завдання, коли потрібно повторити вивчене напам'ять. Завдяки цьому знання засвоюється дуже добре. Виходиш після першого дня і вже багато чого знаєш, можеш застосувати.

Ще круто, що можна в будь-який момент поставити питання і отримати відповідь. Якщо щось не виходить, то до тебе особисто підійдуть і все пояснять: саме так мені допоміг Антон (один з лекторів курсу – прим. Reprezent).

‍

— Чи відрізняється результат в онлайн і офлайн навчання?

— Я вважаю, що якісна освіта може бути і там, і там. З плюсів: онлайн-навчання економить час, як мінімум, на дорогу, а у Києві це стабільно декілька годин. Під час онлайн навчання на слухачеві лежить більше відповідальності за організацію себе. Якщо я саджусь дивитись онлайн-курс – я закриваю усі вкладки, месенджери, вимикаю телефон і навіть прибираю його в іншу кімнату, щоб зосередитись.

‍

Лайфхаки від Насті:
Найкорисніші функції у PowerPoint

‍

• Найкрутіша функція – це «Розподілення» (distribute). Якщо у тебе є різні фігури, які стоять абияк, а тобі потрібно вирівняти їх в одну лінію, ти можеш задати положення для двох крайніх фігур і усі інші вишикуються між ними з рівними відстанями.
• Мені подобається функція «Вирівнювання» (align). Вона відразу робить усе на слайдах, красивіше і акуратніше.

‍

‍

• Як можна не згадати про Shift, який дозволяє побудувати кола і квадрати, а ще може збільшити усі фігури без втрати пропорцій

• Ще хочу додати обрізку картинки або фотографії за допомогою фігури кола. Картинку можна обрізати овалом, а потім взяти ratio 1:1 і вона трансформується у коло. Раніше я обрізала фотографії спеціально в інтернеті, а це можна зробити у PowerPoint.

‍

‍

‍

— Як ти думаєш, чому людям варто вивчати PowerPoint?

‍

Ми живемо у інформаційну еру. Перемагає той, хто може донести свої думки, а значить, знайти однодумців, продати свої ідеї.

Ми живемо в інформаційну еру. Люди завалені інформацією, тому перемагає той, хто може донести свої думки, а значить, знайти однодумців, продати свої ідеї. Для того, щоб якісно доносити ідеї, потрібно зрозуміло їх викладати і давати наочний матеріал. Інакше люди просто вимикаються під час вашого виступу.

‍
З візуальним матеріалом зазвичай допомагає презентація. Для її створення потрібно володіти інструментами. PowerPoint – це найпоширеніший інструмент, він класний, дозволяє робити велику кількість речей, у ньому просто потрібно розібратися: як працювати з фігурами, текстом, анімацією. Після цього у твоїх руках виявляється зброя для того, щоб створювати візуальний ряд і переконувати людей.

‍

PowerPoint is a tool that allows you to visualize your ideas and convince people

‍

— Навіщо, у твоєму розумінні, компаніям потрібна культура презентацій?

— Тому що для усіх нас – дуже цінний ресурс. Мені хочеться, щоб на зустрічах час усіх учасників витрачався з максимальною користю. У кожної людини, яка приходить на загальне зібрання онлайн або офлайн, є 10 хвилин, щоб розповісти статус за своїм проєктом, знайти партнерів серед колег або переконати людей щось зробити. Від кожного залежить, як він використовує ці 10 хвилин і чи зможе дати чітку, якісну інформацію, донести свої ідеї і отримати результат. Адже від цього усі виграють.

‍
У DataArt ми робимо як внутрішні презентації для зідзвонів між містами і країнами, так і для зовнішніх івентів, куди запрошуємо слухачів. У технічних спеціалістів у компанії є бажання і можливість виступати, ділитися своєю експертизою, просвящати людей про різні технології. Щоб це зробити, потрібні якісні презентації.

‍

— У тебе є великий досвід виступів. Яку роль ти відводиш презентаціям, коли публічно виступаєш?

— Вважаю, хороша презентація – це 50% успіху. Спочатку потрібно якісно пропрацювати смислову частину: визначитися з цілями виступу, написати структуру і сценарій – так промова стає чіткою, зрозумілою, і одна ідея витікає з іншої. Потім до сценарію потрібно зробити хороший візуальний ряд, який доповнить текст, допоможе людям утримувати увагу і зрозуміти матеріал. Так успіх гарантований.

‍

— На що ти звертаєш більш за все уваги у презентаціях інших спікерів?

‍

Було б круто, якщо б усі люди дотримувались одного простого правила: мінімум тексту, максимум візуалізації.

‍

— Відчуваю біль і страждання, коли бачу, що люди не захотіли якісно підготуватися до виступу або не змогли це зробити, тому що вони не знають як. Коли класні експерти у важливих темах виводять на екран слайд повністю і густо заповнений текстом, мені боляче. У цей момент шанси на те, що їх слухають, починають стрімко падати. Люди прочитали текст і все, навіщо їм слухати те ж, що вони вже прочитали? У такий ситуації спікер — це перешкода, яка відволікає людей від читання.

‍
Ще я звертаю увагу, коли на слайдах не дотримується послідовність, усе нерівно, наприклад, різні відступи з боків, різні шрифти і їх розміри. І коли використовують неякісні картинки, які «йдуть пікселями». Окремий маленький котел у пеклі існує для людей, які використовують картинки з водяними знаками. Напевно, від незнання, адже ці знаки означають, що картинки використовувати як раз неможна.

— А є те, що вражає у презентаціях?

• Morph анімація. Фактично, одним інструментом у PowerPoint можна робити по-справжньому вражаючі речі. Люди будуть слідкувати за презентацією, вони будуть чекати, як один слайд буде перетікати у інший.
  
  
• Візуалізації: Схеми, послідовності, тайм-лайни замість тексту. Це показує, що люди дійсно вкладають час і сили, щоб зробити більш зрозумілим те, що вони розповідають словами.
  

• Презентація в одному стилі. Людина заморочилась, продумала загальні елементи, не просто зібрала картинки на слайді, а об'єднала їх одною темою.
  
  
• Введення персонажів у презентацію. Потім з їх допомогою також можна круто вести розповідь. Дізнатись більше про сторітелінг ви можете у статті.
  ‍‍
• І, звичайно, продумані завчасно сенси, структура, сценарій.

‍

— Якщо зараз хтось готується до виступу онлайн або офлайн, яку пораду ти б їм дала?

— Перша і головна порада – підготовка до виступу однозначно не починається зі створення презентації, це останній етап. Спочатку - сенс.

‍

1. До того, як ви відкриєте PowerPoint, потрібно відповісти собі на базові питання: з якою метою я виступаю? Хто моя аудиторія (вік, стать, професія, які у них проблеми, чому прийшли на виступ)? Які зміни повинні відбутись в аудиторії? Яка одна основна ідея моєї промови? Від цих відповідей багато чого залежить.

‍

2. Написати детальну текстову структуру.

‍

3. І тільки після цього переходити до PowerPoint.Я не рекомендую відкривати PowerPoint до того, як пропрацьовані питання і написана структура, тому що тоді ви будете мікроскопом забивати гвіздки.PowerPoint потрібен для того, щоб ваш сценарій доповнити візуалом.

‍

4. Провести репетицію. Обов'язково. Ви дуже засмутитесь, якщо не зможете передати свої геніальні ідеї, тому що заздалегідь не провели репетицію того, як це буде.

Проводити репетицію потрібно у повний голос і проговорювати текст цілком. Якщо є можливість зробити це у приміщенні майбутнього виступу – скористайтесь нею. Можете попросити фідбек у друзів і виступити перед ними.

‍

‍

Хочу сказати, що я дуже вдячна, це був дійсно класний курс. У мене була потреба і мені якісно розповіли, дали потренуватись, у мене залишився конспект, до якого я можу у будь який момент повернутися – це цінно. Із Сашою, як викладачем, дуже приємно працювати, тому що він дуже спокійно і доброзичливо все пояснює, демонструє, немає напруги і думок: «Вже у всіх, крім мене, виходить». У мене дуже позитивне враження від навчання у Reprezent.